每个单位单独记录：选题、联系人、当前版本、收到时间、附件完整性、内容审核、技术审核、退改意见、预计补交日、终稿状态、是否进入汇编。文件名建议包含报送单位、题目、版本和日期，具体示例随通知统一提供。

先做文件与附件完整性检查，再做内容和技术检查。退改单一次汇总，区分必须修正、建议优化和不能采用的内容，每项写明位置、原因、处理要求及截止日。事实不成立、权限不清、技术无法修复的材料先标记暂不采用，安排核实、替换或补拍。

行政报送以符合要求和可采用为主要判断；如果是比赛，再另设评分与评委规则。市级统一汇编时，按已确认规则确定单位顺序、篇幅、共性数据去重和整体主线，避免各县区完整片简单串接。

最终留存三类档案：各单位原始报送包、退改与批准记录、市级最终作品及采用素材清单。统一作品使用了哪些单位和素材，应能够追溯。